Udlånsbetingelser for Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg

Det Nationalhistoriske Museum udlåner kun til museer og institutioner, hvor sikkerheds-foranstaltningerne på enhver måde opfylder vore krav, og hvor den fornødne sagkundskab til håndtering af kunstværkerne er til stede.
Af hensyn til museets interne dispositioner skal anmodningen om lån fremsættes senest 6 måneder før udstillingen åbner. Kun undtagelsesvis vil museet behandle låneanmodninger, der ikke overholder ovennævnte tidsfrist.
Låneanmodningen skal indeholde nøje oplysninger om udstillingens art og relevans samt om sted og varighed.
Der udlånes kun undtagelsesvis for længere perioder end 3 måneder.
Kun undtagelsesvis kan der udlånes værker til udstillinger med mere end 2 udstillingssteder, idet det øger risikoen for skader på værkerne. I tilfælde af vandreudstillinger skal der sendes separate låneanmodninger fra de involverede museer.
Alle spørgsmål vedrørende udlån rettes til museets registrator, Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg, 3400 Hillerød, 4826 0439.

1. Omkostninger:
1.1 Alle omkostninger i forbindelse med lånet (håndtering, istandsættelse, forsikring, pakning, indramning, transport, kurerledsagelse m.v.) afholdes af låner.
1.2 Inden endelig tilsagn om lån vurderer museets konservatorer, om det ønskede værk kræver istandsættelse og i hvilket omfang. Låner skal acceptere omkostningerne til istandsættelse, inden lånet godkendes. Museet opkræver timeløn efter gældende takst. En låneaftale vil derudover blive pålagt et ekspeditionsgebyr på 900,- plus moms.

2. Forsikring:
2.1 Total forsikringssum: Den totale forsikringssum anføres på den endelige udlånsaftale
2.2 De udlånte kunstværker forsikres for de af Det Nationalhistoriske Museum angivne summer mod enhver skade under transport og under udstilling. Forsikringen skal gælde "fra søm til søm" dvs. hele udlånsperioden, og omfatte enhver risiko.
2.3 Forsikringspolicen skal udtrykkelig indeholde museumsklausulen: "Uanset en eventuel skades art og grad og erstatningens størrelse forbliver kunstværket Det Nationalhistoriske Museums ejendom".
2.4 Forsikringssummen for det udlånte værk fastsættes af Det Nationalhistoriske Museum forud for lånet.
2.5 Udlån af kunstværker fra Det Nationalhistoriske Museum kan ikke effektueres, førend der foreligger dokumentation for forsikringsdækningen. En kopi af forsikringspolicen skal derfor være museet i hænde senest en måned inden kunstværket forlader museet.

3. Pakning, transport, kurerledsagelse og toldbestemmelser:
3.1 Senest 2 måneder før udstillingsåbningen bedes låneren oplyse Det Nationalhistoriske Museum om, hvornår kunstværket ønskes til disposition. Låneren kan dog ikke påregne at disponere over værket før tidligst 2 uger før udstillingsåbning. Transporten planlægges i samarbejde med museets registrator og en af museet godkendt transportør.
3.2 Transport- og evt. termokasser er påkrævet i forbindelse med lån til værker. Transporten skal til enhver tid ledsages af to chauffører.
3.3 Alle transportarrangementer skal godkendes af Det Nationalhistoriske Museum.
3.4 Hvis Det Nationalhistoriske Museum skønner det nødvendigt, kan museet kræve en ledsagelse på alle transportveje og/eller kontrol ved ind- og udpakning. Hvis ledsagelse er påkrævet, vil kunstværket blive fulgt af en kurer fra Det Nationalhistoriske Museum.
3.5 Kurerledsagelse kan omfatte overnatninger. I så fald afholdes alle udgifter i forbindelse med indkvartering og ophold af låneren.
3.6 Kureren overvåger ud- og indpakning samt ophængning og nedtagelse af kunstværket og udfører tilstandskontrol. Termokassen må under ingen omstændigheder åbnes under rejsen, og udpakning og indpakning skal foregå hos låneren.
3.7 Låneren skal sikre sig, at adgangsforholdene på udstillingsstedet er tilstrækkelige til, at værkerne i emballeret tilstand uhindret kan komme ind.
3.8 Ved ankomsten til udstillingsstedet skal termokassen af hensyn til akklimatisering forblive uåbnet i 24 timer, hvis ikke andet er aftalt med museet og kureren. Udpakning skal finde sted i udstillingsområdet. Låneren skal opbevare de tomme kasser under udstillingen. Ved udstillingens slutning skal kasserne tages ind på udstillingsområdet med henblik på en 24-timers akklimatisering forud for indpakning.
3.9 De udlånte kunstværker må ikke udtages af rammer eller anden montering, og beskyttelsesplader på bagsiden af maleriet må ikke fjernes. Monteringerne må ikke beskæres eller forsynes med påskrifter. Værkerne må ikke underkastes nogen form for behandling (restaurering, udbedring af skader m.v.)
3.10 Kureren er bemyndiget til at gribe ind, hvis den museumstekniske behandling af kunstværket skønnes at være uforsvarlig.
3.11 Enhver skade på eller anden synlig forandring af de udlånte kunstværker observeret under transport eller under udstilling skal øjeblikkeligt meldes til Det Nationalhistoriske Museum. Det forudsættes dog, at låneren i nødvendigt omfang handler efter konduite ved pludselige skaders indtræden. Hvis Det Nationalhistoriske Museum skønner det nødvendigt at besigtige den opståede skade, afholdes udgifterne hertil af låneren.

4. Sikkerhed og udstillingsforhold:
4.1 Lånet forudsætter godkendelse af udstillingsstedets facilitetsrapport. Eventuelle krav om særlige sikkerheds- og udstillingsforhold for de enkelte kunstværker vil blive anført i den endelige låneaftale.
4.2 Udstillingen skal beskyttes af et 24-timers sikkerhedssystem, der ud over de sædvanlige sikkerhedsvagter i åbningstiden omfatter tyveri- og brandalarmer med direkte forbindelse til alarmcentral.
4.3 Udlånte genstande må ikke udsættes for direkte sollys. Uden for åbningstiden skal lyset begrænses mest muligt. Det vil sige, at kunstig belysning slukkes, og gardiner og persienner trækkes for. Belysningen må ikke overstige 300 lux., og lyskilderne skal være forsynet med UV-filtre i nødvendigt omfang.
4.4 Mere sårbare værker, såsom arbejder på papir, miniaturer, fotografier og ubeskyttede tekstiler må kun udstilles i kunstlys. Lysintensiteten må her ikke overstige 80 lux, for akvarellers vedkommende 50 lux. Udstillingsrummene skal så vidt muligt være mørklagt uden for åbningstiden.
4.5 Den relevante luftfugtighed i den sal, hvor værkerne skal udstilles, skal befinde sig mellem 40% og 60%. Luftfugtigheden bør ikke variere mere end 5% inden for en 24-timers periode.
4.6 En opbevaringstemperatur på 20-25 graders celsius skal tilstræbes. Hyppige temperatursvingninger bør undgås.
4.7 Udlånte genstande må aldrig placeres tæt på varmekilder samt kolde eller stærke luftstrømme (radiatorer, affugtere, ventilationsåbninger) eller direkte på uisolerede ydervægge.
4.8 Hvis der gives tilladelse til fotografering, film- eller tv-optagelse af de udlånte kunstværker, sker det på følgende betingelser:
En ansvarlig person fra udstillingsstedet skal gennem nøje overvågning drage omsorg for, at de udlånte kunstværker ikke lider overlast i forbindelse med fotografering, film- eller tv-optagelser.
Værkerne må ikke flyttes eller tages ud af rammen.
Lamper må ikke placeres inden for 2 meters afstand fra objektet, og de skal være forsynet med de nødvendige UV- og varmeabsorberende filtre.
Ved fotografering af arbejder på papir skal de særlige restriktive belysningsforhold for disse kunstværker tilgodeses.

5. Reproduktion:
5.1 Udlånte værker må ikke filmes, fotograferes, tv- eller videooptages uden forudgående tilladelse fra Det Nationalhistoriske Museum. Forespørgsler rettes til Fotosalget, Det Nationalhistoriske Musem på Frederiksborg, 3400 Hillerød, 4826 0439 foto@dnm.dk.
5.2 Officielle fotografier og elektroniske optagelser af udlånte værker må kun gengives i udstillingskataloger samt i pr-materiale i forbindelse med udstillingen. Alle andre gengivelser, f.eks. i forbindelse med plakater, postkort, m.v. kræver forudgående tilladelse fra Det Nationalhistoriske Museum. Kunstnerens navn, værkets titel og datering samt fotografens navn skal tydeligt angives. Endvidere skal gengivelsen altid ledsages af følgende tekst: "Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg". I forbindelse med nyere kunstværker skal låner selv sørge for at indhente tilladelse fra kunstneren. Fotomateriale kan rekvireres direkte fra Det Nationalhistoriske Museum på lånerens regning. Forespørgsler rettes til Fotosalget (se 5.1)

6. Generelle betingelser:
6.1 Det Nationalhistoriske Museum anerkender, at et lån kan blive annulleret af velbegrundede årsager, men forbeholder sig ret til at afkræve låneren vederlag for eventuelle udgifter i forbindelse med udlånssagen, herunder allerede forbrugte konservatortimer.
6.2 Ethvert ønske om ændrede udstillingsdatoer skal omgående meddeles museet til godkendelse.
6.3 Det Nationalhistoriske Museum skal umiddelbart efter udgivelsen vederlagsfrit have tilsendt 2 eksemplarer af udstillingens katalog og/eller andre publikationer udgivet i forbindelse med udstillingen.
6.4 Det Nationalhistoriske Museum forbeholder sig ret til at tilbagekalde lånet når som helst under udlånsperioden, hvis låneren bryder nogen af de overnævnte regler og betingelser.